采购政策

日期2021年12月1日

取代: 2019年12月、2018年12月、2017年10月、2016年6月、2011年10月、2005年1月、 2004年9月

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政策

采购货物和服务的权力和责任

1. 本采购政策旨在遵守所有适用的法律和采购 宾西法尼亚联邦法规，特别是在第2章中概述的法规 《冰球突破豪华版游戏》第35条和1963年的《冰球突破豪华版游戏》，以及那些 OMB统一指南:行政要求，成本原则， 和联邦奖的审计要求(“全面/超级通告”2C.F.R.200),当 适用的.
2. 董事会应指定一名采购总监履行职责 和下文所列的目的，但在所有情况下，学院院长或副院长 财务和行政总裁可以这种身份行事.
3. 采购总监负责执行学院的采购政策.
4. 财务和行政副总裁将建立和采购 董事将维持程序，以提供有效和负责任的行为 所有采购活动.
5. 有权签订购买合同，或以任何方式责成学院 采购负债受下列审批结构的约束.
   1. 大学买家——购买金额不超过5000美元
   2. 学院采购总监和信息技术副总裁-采购 最高50,000美元
   3. 财务和行政副总裁-采购高达10万美元
   4. 大学校长——购买最高25万美元
   5. 董事会-所有货物、设备或服务超过25万美元

   无论采用何种征集方式(盖章)，均应适用上述批准级别 投标、征求建议书等.).

6. 所有单独购买的货物，设备，或服务，超过10万美元必须 在下次可用的会议上作为信息项目提交给校董会 会议. 此外，在财政结束后的第一次董事会会议上 每年，应向董事会提供一份所有与学院合作的供应商名单 在上一财政年度累计花费10万美元或以上.
7. 因为他们对学院的重要性和董事会的责任 受托人，以下专业服务，无论费用，需要董事会 在考虑更换供应商或签订新的服务合同时获得批准 是必需的: 
   1. 公共会计服务、银行服务、法律服务、保险经纪服务、 投资管理服务，以及任何专业服务提供商的参与 每年累计花费25万美元(25万美元)或更多.
8. 未经授权的个人进行的任何谈判，学院将不予受理。 个人将对卖主承担个人义务. 公司通常 与学院做生意的人将被告知，所有的采购费用由学院承担 必须有学院官方授权的采购订单或签署的合同 由获授权的个人办理，但购卡交易除外 符合采购卡程序. 不包括零用现金程序， 学院不会报销任何此类购买的费用 除非事先已作出安排，否则不得代表学院.
9. 所有购买必须用于学院活动. 购买任何商品 或禁止个人使用的服务.

行为准则

采购办公室的工作人员，作为学院资源的管理者，应该有 具有较强的职业道德意识，并将恪守公布的职业道德准则 由 全国教育采购协会 (NAEP).

礼物、小费和人情

1. 大学雇员、官员和代理人不得索取或接受任何礼物、小费、 承建商、潜在承建商或各方给予的任何有金钱价值的好处 对于分协议、供应商或分协议的各方，这些分协议是或似乎是: 用来影响货物或服务的采购的.
2. 价值低于100美元(100美元)的未经请求的礼物或小费.00)美元 可以接受. 可接受的项目包括:
   1. 促销品，如钢笔、铅笔、平板电脑、杯子、鼠标垫等...
   2. 用来表示感谢的物品，如糖果、烘焙食品等食物， 及其他名义价值杂项.

   如果存在利益冲突或出现利益冲突，该雇员 是否应向主管报告冲突.

从关联方采购

1. 蒙哥马利县社区学院的受托人已经通过了建立 处理受托人利益冲突的全面指引; 学院的教职员工、行政人员和后勤人员. 这项政策补充说， 但不能修改或取代学院在这方面的其他政策. 指 校董会政策手册; 主题2.8 -校董会利益冲突政策及主题.16 -雇员 利益冲突政策.
2. 除了遵守所有其他与采购有关的政策外， 大学教职员工将不会故意选择，征求，获取商品，或 管理与任何相关方的合同. 关联方被定义为任何供应商 或服务提供商:
   1. 是否拥有、控制或积极影响(任何拟议的交易) with 学院) by any employee, faculty member 或者他们的直系亲属; or
   2. 雇用或将雇用学院的任何雇员或教员; 或者他们的直系亲属.

总裁必须事先书面批准来自关联方的任何交易 到发出采购订单. 看到 关联方交易批准表格 _^(PDF).

遵守采购政策

1. 采购部门与学院财务总监共同负责 以确保符合学院的采购政策和/或其他批准 采购流程
2. 必须授权供应商购买产品和服务 通过批准的学院采购订单或其他批准的采购流程. 口头 未经签发的装运货物或批准提供服务的授权 禁止输入采购订单号
3. 以任何方式要求学院承担采购债务的任何合同或协议 并要求签字授权，必须经采购部门审核 在适用的情况下，我们的外部律师事务所在执行之前. 全部执行 合同应由采购部存档.

合同合规

1. 采购部在采购主任的领导下获得授权 由董事会协商和签发提供学院的合同 与“最佳价值”的供应商安排从外部所需的货物和服务 供应商.
2. 所有学院合同供应商的信息和定价将被视为专有的 除非法律要求，否则不得(a)共享或(b)用于任何目的 学院公务以外的其他用途. 大学合同信息则不是 是:
   1. 提供给其他供应商或学院以外的任何人;
   2. 以不道德的方式使用;
   3. 用于个人购买或私人利益
3. 滥用供应商资料将被视为不当处理机构资料.

投标人/要约人的责任

1. 为了被确定为负责任的投标人或要约人，潜在承包商必须提交 证明符合责任要求和必须的证书 遵守任何提交额外文件的要求. 需要考虑的因素 包括承包商是否:
   1. 是否有适当的资源和专业知识来满足合同要求 -资金、材料、设备、设施、人员等.
   2. 有令人满意的业绩和诚信记录
   3. 没有被任何州或地方司法机关暂停或视为没有资格获得裁决 或美国政府的一个机构
2. 未能提供所要求的文件，以调查关于 责任可能使投标人丧失获奖资格.
3. 如果发现本来可以获得合同的投标人没有责任， 首席财务官办公室的书面决定副本 发送给投标人.
4. 寻求建筑项目中标的投标人可能需要提供额外的 满足此要求的文件(见建筑和设施维护) 采购).

帮助本地、多元化和弱势企业

学院在采购方面支持本地、多元化和弱势企业 过程，因为多样性促进了积极的经济影响并增加了竞争 在学院的货物和服务供应商中，包括建筑供应商 服务.

1. 学院致力于吸纳本地、多元化和弱势企业 在其采购过程中尽可能.
   1. 就本政策而言，以下定义将适用:
      1. 本地企业是指位于蒙哥马利县的企业.
      2. 多元化企业是指少数人至少拥有51%的股份， 女性、退伍军人、LGBT人士或残疾人士.
      3. 弱势企业是指由社会所有和控制的小企业 以及《冰球突破豪华版》第49章规定的经济弱势群体 法规第26部分，或联邦法规第124部分第13篇，以及 符合联邦法规的认证.
   2. 该学院不认证多元化或弱势企业. 学院接受 下列经批准的认证机构的认证. 学院将 接受其他认证机构的认证和/或联邦，州，或 地方政府的具体情况. 认证机构也可能要求 多元化的企业必须是小型企业(例如退伍军人拥有的企业) 业务).
      1. 全国少数民族供应商发展委员会
      2. 宾夕法尼亚州企业中心/少数民族商业发展机构中心
      3. 妇女商业企业全国委员会
      4. VetBiz
      5. 全国LGBT商会
      6. 残疾:
      7. 宾州统一认证计划
      8. U.S. 小企业管理局
   3. 学院会在适当情况下制订目标，让本地、 多种多样，在采购商品和服务方面处于不利地位的企业包括 建筑服务.
   4. 学院在适当的时候将包括价格优惠或评估学分 在商品和服务征集中处于本地、多样化或劣势的商业地位; 包括建筑服务.
2. 该学院将帮助当地的、不同的和处于不利地位的企业了解 学院的采购流程.
3. 学院将把本地的、多样化的和处于不利地位的企业纳入征集 列表.
4. 学院的采购总监负责提供年度报告 本地的，多样化的，不利的商业参与. 采购署署长 会否向校董会财务委员会提供资料以协助 协助财务委员会确定目前参与情况的初步基线 以及未来参与的目标和指标. 财务委员会将 制定目标和指标，并与学院采购总监合作 以及财务和行政副总裁来实施和跟踪这些目标 和目标.

本节是关于向本地、多样化和处境不利的企业提供援助 不适用于联邦、州或地方法律禁止的地方 本节的适用可能危及联邦或州资金的接收.

竞投金额超过25,000美元(建筑及设施维修除外)

1. 采购部负责建立一个公平有效的采购体系 竞争性招标程序，并确保程序的遵循和适当 获得批准.
2. 除非特别豁免，如下文第4节所定义:学院必须征求 如果总订单为25,000美元(25,000美元)，则竞争性投标或建议 购买非建筑类物品或购买2万美元或以上的物品 建筑和设施维修合同;
3. 采购被认为是公开的用品、服务和设备的过程 bidable如下.
   1. 如果非建筑相关订单总额为25,000美元($25,000) 或更多，学院必须通过公开广告征求竞争性投标或提案， 向公众开放的电子出版物，向投标人发行 和学院投标名单上的建议者，和/或通过发布到资格预审名单 的资格预审程序.
   2. 请求部门将填写一份要求或规格的清单 采购部门在制定投标或提案的竞争性要求时使用. 在投标的情况下，学院将授予合同最低响应 负责任的投标人. 如果收到相同金额的投标， 成功的出价将通过抛硬币来决定.
   3. 响应通知提交的标书或建议书必须密封并接收 以校董会指定的方式进行，并为此设立一个委员会 目的，或采购总监(如指定). 投标将公开进行 开标、评标结果公布，并留待审议和分析 随后的奖.
   4. 每一投标均应附有保证支票形式的保函。 银行本票、国库支票或投标保证金，其金额与董事会相同 应确定但不少于投标金额的百分之五. 然而, 采购总监有权免除不超过10万美元的非施工投标保证金 投标. 在这种情况下，任何投标人在获得合同后都不遵守 对保证履行合同的保函的要求，如 投标保证金或保证支票将被没收.
   5. 投标的供应品、服务和设备的采购合同 将被授予最低响应和负责任的投标人，种类， 质量和材料相等. 采购供应品、服务的合同 收到建议书的设备应奖励给有下列情况的建议者 该提案被认为代表了学院的最佳整体价值. 总共。 在上述情况下，学院保留拒绝任何及所有投标或建议书的权利 或从任何出价中选择单一项目. 学院进一步保留权利 以分割订单、一次性付款或单个项目为基础授予合同，或所有投标 或部分招标，放弃非正式的投标和报价，或重新发布 的诱惑.
   6. 如果只有一个投标人，则由招标办公室自行决定 财务副总裁 & 行政当局授予.
4. 以下情况是 免除*不受竞争性投标要求的限制，但要求提交一份 供应商选择表格 _^(PDF). 此理由必须在签发前得到采购总监的批准 采购订单或合同的. 免除竞争性投标要求的采购 是否仍需经过常规审批程序. *注:没有豁免使用联邦 资金. 参见联邦拨款采购部分.
   1. 设备只能从一个人或公司获得(唯一供应来源);
   2. 由于专利权、版权或其他利益的存在，竞争被排除在外 类似的情况;
   3. 紧急情况:因紧急情况而立即需要的货物、设备或服务. 这些可能是 在没有投标或建议的情况下购买，但必须由总裁决定 提交董事会在下次可举行的会议上追溯核准.
   4. 专业服务. 专业服务可能包括但不限于:
      1. 评估服务
      2. 艺术家
      3. 咨询服务
      4. 数据处理评估
      5. 工程师
      6. 环境研究
      7. 平面设计
      8. 保险
      9. 投资管理
      10. 法律服务
      11. 物业管理服务
      12. 调查、可行性及管理研究
      13. 技术实施服务
      14. 培训服务
      15. 大学活动场地
   5. 计划采购的是为支持设备而采购的部件 厂家特别设计;
   6. 拟采购的是与装配有关的技术服务; 设备的安装、维修或人员的指导 专业性:高度技术性或专业性;
   7. 所考虑的采购是为立即提供所需的劳动力和材料 支持新设备/系统安装的住宿可以 accomplished by a vendor already on site; and it would not be practical to allow another 供应商在同一地点工作，或者当它被认为是不切实际的另一个 卖方动员和遣散;
   8. 从学校合同供应商或国家合同中购买商品或服务 和/或经大学董事会批准的教育采购合作社. 采购部有权要求对采购进行竞争性投标 来自学院合同供应商、国家合同供应商和/或教育采购部门 合作社如果在其判断下，可以实现成本节约或其他学院目标 完成;
   9. 涉及保险单、担保公司债券、互联网合同的合同 接入公司，与公用事业服务公司或电话公司签订合同 在公用事业委员会备案的关税，与另一个政治 宾夕法尼亚州联邦的分支机构，联邦政府和任何机构 宾夕法尼亚州联邦或任何市政当局;
   10. 合同教育影片，胶片，准备的透明和幻灯片，预先录制 磁带和光盘录音、教科书、准备好的工具包、模型、弹丸、 学校必备的教师示范设备和图书馆图书资料;
   11. 必须兼容的整体设备维修部件、附件或设备 使用现有设备或固定装置的;
   12. 必须与现有软件兼容的软件或软件支持 由其他供应商提供哪些功能不切实际或成本过高 软件或软件支持.

请注意，虽然某些商品和服务先前在这个主题中描述 是否可豁免竞投规定，仍须通知董事会 这些项目受宾夕法尼亚州知情权报告条款的约束 (RTK)法律.

采购金额为5,000美元或大于或小于25,000美元 (不包括联邦拨款购买)

1. 学院必须向至少三(3)名负责人征求有竞争力的报价 向供应商支付所有用品、服务和设备的费用，总费用为5,000美元 美元(5000美元.2000美元，但少于25000美元(25000美元).00),除非 在前面第4条中被确定为“豁免”的.
2. 合同应授予最低响应和负责的供应商会议 规范.
3. 通常，至少需要三份来自合格供应来源的报价. 但是，可能存在少于三个引号或多于三个引号的情况 可能是合适的.
   • 只有在以下情况下，采购部门才会接受少于三份报价 正常的竞争性招标程序无法进行. 采购订单 至少三个报价不能获得，必须附有一个完整的 供应商选择表格 _^(PDF)，说明情况. 学院院长，副院长都可以 财务和行政总监或采购总监由董事会授权 签署豁免书.
4. 采购部门有权决定三个以上的投标何时进行投标 需要.

采购金额低于5000美元 (*不包括联邦拨款购买)

所有供应品、服务和设备的总成本低于5000美元 ($5,000.00)可由采购代理购买，无需书面申请 报价或投标.

租赁和. 购买

1. 财务和行政副总裁有权力和责任 为了确定获取设备的最合适方法，我.e.，购买或 租金(资本及营运)达$100,000或以上. 控制器也有责任 评估每笔超过10万美元的外部第三方租赁，以进行适当的会计核算和 报告处理(i).e.(资本或营运).
2. 采购部门有审查和执行的权力和责任 所有供应商租赁合同代表学院.
3. 虽然不建议，但只有在以下情况下才允许外部第三方租赁 行政和财政办公室确定将实现经济效益. 这些好处可能包括较低的现金支付、有利的融资条件和/或 降低风险，e.g.过时，由学院承担. 然而，一般来说，第三 一方租赁不具有成本效益，而且在资本租赁的情况下，会产生报告 需求. 直接购买是获得设备的首选方法.
4. 通过外部第三方租赁采购设备，并提供总租赁 $5,000或以上的付款费用将以学院的竞争性报价/招标为准 设备租赁审批程序的政策和要求.

建筑和设施维修采购

董事会可以进行任何建设、重建、维修或工作 任何性质的，由其自己的维修人员或可在下述情况下进行工作 在下列情况下签订合同.

1. 根据宾夕法尼亚州法典第35条.如果合同等于或超过20元 1000美元(2万美元).00)，学院应公开征集有竞争力的 投标，并将合同授予最低响应和负责任的投标人.
2. 如果合同等于或超过5,000美元(5,000美元).，但小于 两万美元($20,000).00)，学院应征求有竞争力的报价 来自至少三家负责任的公司.
3. 如果合同金额低于5000美元(5000美元).00)，学院可以授予 不征求竞争性投标的合同.
4. 在紧急情况下，学院工厂的任何部分可能无法使用或导致 如果学院的正常运作受到干扰，校长可在与学院协商后作出决定 与董事会主席一起，授予紧急维修合同.
5. 公示标书应当密封，并按规定的方式和时间接收. 评标结果应公布并公开，并授予合同 在其上. 学院将保留接受或拒绝任何或所有投标的权利 部分招标，放弃非正式的投标和报价，或重新发布 征集. 学院进一步保留在分裂时授予合同的权利 订购、一次总付或个别项目为基础，或以最适合的方式组合 书院的利益，除非书院另有规定. 万一… 价差错误，以单价为准.
6. 建设、改造、维修的招标应当公开进行 通过与公司担保的债券或保证金额的支票作为董事会成员 确定，但不低于投标金额的5%. 如果投标人在授予合同后， 不符合担保履约的要求的 合同、投标保证金或保证支票将被没收.
7. 被授予合同的投标人应当提供保函以保证合同的履行 劳动和材料的合同和支付. 债券应符合规定 1967年《冰球突破豪华版游戏》(第8页). S. § § 191—202). 失败 提供保函，使先前的裁决无效.
   1. 承包商应在整个合同期内购买和维护 学院所要求的保险，在学院的 购买网站，并须符合其中所列的所有规定.

   条件

   1. 学院将在保险证明上被指定为额外被保险人.
   2. 所有证书必须包含60天的取消通知
   3. 承包商应取得并提供分包商的学院证书 以上述条款及条件为准
   4. 一般责任险应包含每个工作地点的汇总
   5. 所有保险单和/或债券将由持牌保险公司出具 在宾夕法尼亚州联邦开展业务，并须经批准 学院.

确定建筑承建商的责任

此外，在25万美元或以下的合同中被视为负责任的投标人 符合上述“投标人/招标人的责任”项下的要求 承建商可能被要求出示:

1. 符合劳动法规的记录，包括OSHA和现行工资法规.
2. 经美国政府批准并注册的学徒计划 劳工学徒和培训局或宾夕法尼亚州联邦 每一个学徒的行业或职业代表了他们的劳动力.
3. 为员工及其家属提供全面的医疗和住院福利.

在超过25万美元的合同中被视为负责任的投标人 符合上述“投标人/招标人的责任”项下的要求 承包商必须证明:

1. 符合劳动法规的记录，包括OSHA和现行工资法规.
2. 经美国政府批准并注册的学徒计划 劳工学徒和培训局或宾夕法尼亚州联邦 每一个学徒的行业或职业代表了他们的劳动力.
3. 为员工及其家属提供全面的医疗和住院福利.

环境可持续性

学院致力于使用和购买对环境和社会负责的产品 在财政上负责的材料、产品和服务，减少资源消耗 减少浪费，促进人类健康和福祉. 认识到其经济作用， 学院应寻求机会鼓励和影响他们各自 在可行的情况下，利用产品和服务，包括新的环境 优选产品，可重复使用产品，回收内容和回收产品.

使用联邦拨款进行采购

尽管有任何与此相反的规定，当联邦资金被 用于非施工时，投标门槛按Omni/Super标准执行 通告，2c.F.R. 最近修订的200. 

1. 获得拨款:预算经理/利益相关者应与采购部门协商 部门关于采购的适当手段遵循联邦指导方针. 对于较大的收购，可能需要使用以下其中一种方法: 
   1. 小额购买:学院必须获得一个报价.
   2. 小额采购:学院必须征求至少三个有竞争力的报价 (3)负责任的供应商. 
   3. 密封投标:用于固定价格合同
      1. 必须公开做广告
      2. 包含规格
      3. 必须在公共论坛上开放吗
      4. 必须授予最低响应和负责任的投标人.
   4. 竞争性建议书:用于密封投标条件不合适的情况.
      1. 当密封投标不合适时，请求竞争性提案(rfp).
      2. 固定价格合同和费用偿还合同都可以授予.
      3. 必须公开做广告
      4. 进行技术评估的书面方法必须到位.
      5. 根据价格和其他因素奖励.
   5. 非竞争性提案:仅在特殊情况下允许.
      1. 项目只能从单一来源获得;
      2. 不允许延迟竞争性招标的紧急采购;
      3. 联邦授奖机构书面授权使用唯一来源;
      4. 在征求了一些来源后，确定竞争不足.
2. 在启动采购程序之前，赠款接受者与 采购必须:
   1. 审核采购计划，避免不必要的和/或重复采购 指设备、用品和服务.
   2. 确定合并采购是否会节省时间和金钱
   3. 在适用的情况下，执行租赁与购买分析.
   4. 对所有超出简化成本的采购进行成本分析 获取阈值.
   5. 利用州或地方政府间协议的研究机会 采购设备、用品和服务.
   6. 包含对技术要求的清晰和准确的描述 采购物资、材料、产品或服务.
      1. 在竞争性采购中，确保描述不包含以下特征 过度限制竞争.
   7. 禁止限制竞争.
   8. 当使用实体或产品的资格预审列表时，确保列表是 “当前和包括足够的合格来源，以确保最大限度的公开和自由竞争，” 并且不排除任何其他潜在实体或产品参与 的诱惑.
   9. 在可行的情况下，使用联邦剩余的联邦财产购买物资和 设备.
3. 在可能的情况下，所有招标和报价必须向少数民族提供 公司和商业企业.
   1. 合同的授予或投标不得基于当地的地理偏好，除非 在哪些适用的联邦法规明确规定或鼓励地域偏好.
   2. 小企业、少数民族企业和妇女企业应当纳入 征集列表;
   3. 确保征集小型和少数民族企业和妇女企业 当他们被认为是产品和服务的潜在来源时;
   4. 如果可能的话，将需求划分为较小的任务或数量，以允许参与 小型和少数民族企业以及妇女企业;
   5. 制定交货时间表，鼓励小型和少数族裔企业参与 妇女的商业企业;
   6. 利用小企业管理局和少数民族的服务和援助 商务发展署;
   7. 要求承包商采取上述相同的步骤.
4. 全部或部分由联邦拨款支付的合同条款.
   1. 所有联邦拨款资助的合同必须包括所述的所有适用条款 非联邦实体合同条款中 联邦奖.
   2. 在执行任何合同之前，采购部门必须核实承包商是 未列在合同的排除方清单上 奖励管理系统 (山姆).
   3. 任何建筑工程合同都必须包含价值工程条款 具有足够的尺寸，为降低成本提供合理的机会.
   4. 合同履行和付款将在合同期间受到监督.
5. 采购记录保留
   1. 对于所有使用联邦拨款进行的采购，采购部门将保留文件 详细说明购买历史. 这包括:
      1. 说明采购方法的基本原理的记录;
      2. 合同类型选择的合理性;
      3. Rationale for the contractor selection or rejection; and
      4. 合同价格的基础.
6. 财产处置
   1. 不再需要时，用联邦拨款购买的财产和设备 原来的项目或计划，可以用于其他活动的支持 颁发机构.
   2. 在处理财产或设备之前，学院必须核实联邦授予 机构处置指示.
      1. 对于价值低于5,000美元的物品:采购部门可以出售或以其他方式处置 无进一步义务的项目;